Guida di Sopravvivenza per PM che Lavorano con Stakeholder Difficili
In un mondo perfetto, avremmo una chimica professionale ideale con tutti i nostri colleghi. Ma ahimè, non viviamo in un mondo perfetto—neanche lontanamente. Fortunatamente, anche se ci sono alcuni stakeholder con cui si va meno d'accordo rispetto ad altri, è quasi sempre possibile superare una crisi di personalità e trovare una soluzione per andare avanti.
Ecco i consigli che ho trovato più utili per lavorare con, e non contro, i colleghi più difficili.
Orienta il tuo team verso la loro Stella Polare presto e spesso
Non sono qui per dirti esattamente da cosa dovrebbe essere composta la tua Stella Polare, ma sono qui per dirti che ne serve una. Se il tuo team non ha un quadro aspirazionale, uno scopo o una ragione di essere chiaramente definiti, soffrirà di disorientamento.
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Senza una Stella Polare, i team si troveranno costantemente a dover ricalibrare e riorientarsi, spendendo energie preziose che potrebbero essere dedicate a tracciare la rotta e costruire qualcosa di nuovo.
La tua Stella Polare aiuta il team ad allinearsi, costruire slancio e favorire la collaborazione. Questi esercizi possono aiutare a puntare il proverbiale telescopio nella giusta direzione.
Rendila visuale
Una volta definita la tua Stella Polare, assicurati che sia catturata in un documento di qualche tipo (qualsiasi tipo!) a cui il team possa fare riferimento frequentemente. I contenuti visivi creano una comprensione condivisa quando le parole da sole non bastano.
Crea un documento per rappresentare la Stella Polare a cui il tuo team aspira. Questo potrebbe essere un design realizzato da un designer per ispirare il gruppo, o uno storyboard che mostri come la vita del cliente target sarà trasformata grazie al vostro lavoro. Se non hai ancora elementi visivi ma hai una vision, OKR, KPI, o qualsiasi altro modo di orientare il team verso una comprensione comune del futuro, includili in un documento che sia semplice e visivo.
Ricorda al tuo team di guardare in alto
Proprio come possiamo rimanere invischiati nei dettagli della nostra vita quotidiana e dimenticare di alzare lo sguardo verso la magia del cielo, anche il tuo team può rimanere assorbito nel lavoro e perdere di vista la propria missione.
La mancanza di orientamento è una delle principali ragioni per cui i team finiscono per remare in direzioni diverse o rimanere fermi senza fare progressi verso un obiettivo condiviso. Quindi, come mantenere le persone orientate? Inizia le riunioni con una revisione della tua Stella Polare.
Cominciando sistematicamente le riunioni di pianificazione e revisione con un richiamo alla Stella Polare, il team manterrà un quadro condiviso della direzione da seguire. Questo contribuisce anche a un senso condiviso di scopo, portando energia e motivazione al lavoro futuro. Inoltre, ricordare spesso al team la propria Stella Polare può aiutare a deviare domande e conversazioni fuorvianti, permettendoti di rifocalizzarti rapidamente sulla missione principale.
In un recente workshop, sono riuscito ad affrontare una domanda potenzialmente fuorviante di un leader semplicemente ricordandole la problematica e i criteri di successo definiti dal gruppo (che erano convenientemente scritti sulla lavagna a vista di tutti). Ho riconosciuto che la sua domanda era valida, ma sono riuscito a riportare la sua attenzione sul lavoro da svolgere e ricordarle la direzione concordata a cui il team stava lavorando.
Quando mantieni il gruppo orientato attorno alla tua Stella Polare, tutto diventa più semplice per tenere la squadra sulla giusta rotta.
Definisci ruoli e routine
Ho avuto l'opportunità di collaborare con svariate aziende e i loro team, da grandi organizzazioni consolidate a piccole startup appena nate. Indipendentemente dalle dimensioni o dall'età, il mio obiettivo è sempre lo stesso: aiutare i team a lavorare insieme in modo più efficiente ed efficace. Un desiderio comune che ho notato è la speranza di avere una formula magica o un modo di lavorare pronto all'uso (una soluzione miracolosa).
E chi non desidera, almeno ogni tanto, una soluzione del genere nella vita? Siamo tutti colpevoli di cercare scorciatoie o soluzioni rapide ai nostri problemi.
Tuttavia, la realtà è che ogni team con cui ho lavorato ha dovuto sviluppare il proprio approccio in base alle esigenze specifiche e in continua evoluzione.
La difficoltà di questa realtà è che definire il modo giusto di lavorare per il proprio team richiede impegno: individuare ruoli, responsabilità e routine. Non affrontare questo lavoro porta a confusione, inefficienza, frustrazione e risentimento.
Quindi, come puoi definire un modo di lavorare adatto al tuo team?
Dedica tempo
Anche se può sembrare scomodo spendere tempo prezioso a definire come lavorare quando si vorrebbe solo partire con il progetto, l'impegno offre risultati migliori e migliora l'ambiente lavorativo per il team. Ho notato che le startup e le aziende agli inizi tendono ad avere particolare fretta di passare all'azione senza definire chiaramente i ruoli; sebbene inizialmente possa funzionare, questa modalità non è sostenibile a lungo termine. Ho collaborato con team in difficoltà nel passaggio da startup a realtà di scala. Il lavoro più importante in questa fase? Chiarezza sui ruoli e definizione di routine efficaci. Il risultato? Meno problemi e frustrazioni quotidiane, e un percorso verso la crescita molto più fluido.
Punta su ciò che funziona
Se hai già un processo che ha funzionato bene in passato, parti da quello. Identifica ciò che funziona davvero e ciò che potrebbe essere migliorato. Se ci sono persone con ruoli ben definiti, documentali.
Affrontare i punti critici
Così come identifichiamo i punti critici per i nostri clienti, dobbiamo affrontare le sfide che incontriamo come team.
Alcuni potenziali problemi possono includere:
- Rispettare le scadenze
- Snellire il processo di QA
- Gestire i feedback dei leader indisciplinati
- Evitare lavori duplicati
Collaborare per migliorare
Coinvolgi il tuo team nel definire soluzioni e nel trovare modi per migliorare le pratiche attuali. Similmente a una sessione di co-design creativo, collaborate per progettare l'approccio ottimale al lavoro di squadra. Credo fermamente che i team che stabiliscono ciò che funziona per loro abbiano maggiori probabilità di avere successo rispetto a quelli a cui viene imposto un metodo.
Mettetelo per iscritto
Una volta prese le decisioni, documentatele. Create un organigramma che illustri ruoli e responsabilità dei membri del team. Se ci sono lacune da colmare, indicatelo chiaramente. Documentate le routine che seguirete e specificate chi condurrà le riunioni ricorrenti o le comunicazioni destinate al team.
Rivalutare regolarmente
Rivedete il vostro approccio periodicamente (consiglio una volta a trimestre) e organizzate sessioni con il team per affinarlo in base a ciò che accade.
Come affrontare le questioni difficili
Supponiamo che abbiate una Stella Polare, ruoli chiari e routine definite, ma permangano comportamenti dirompenti. È importante ricordare che le persone sono complesse e imperfette. Non importa quanto sia ben definito il modello operativo del vostro team: ci saranno comunque momenti di discontinuità, deviazioni e disagio.
Come product leader, è tua responsabilità (per il bene del lavoro e del team) affrontare i problemi che ostacolano una collaborazione efficace e avere il coraggio di gestire gli argomenti difficili.
Scenari comuni:
L'interrogatore che fa deragliare
La resistenza può manifestarsi come domande che fanno deragliare ("Perché siamo qui?" "Cosa stiamo facendo?"). Puoi affrontare questa situazione direttamente ricordando alla persona l'accordo precedentemente preso dal gruppo.
L'interessato disimpegnato
Il disimpegno può manifestarsi come una partecipazione non completa, presenza distratta o il fatto di essere fisicamente presenti ma mentalmente assenti. Quando un membro del team è disimpegnato, usa il tuo giudizio per capire se sia il caso di affrontare il tema in pubblico o se sia meglio avere una conversazione privata. La loro energia può cambiare semplicemente chiedendo di rinnovare l'impegno verso il lavoro e il gruppo. Se la persona sta usando un dispositivo o è visibilmente distratta, chiedi se c'è qualcosa a cui deve prestare attenzione e se può tornare a essere pienamente presente una volta risolto. Potrebbero aver bisogno di esprimere delle lamentele o sfogare delle frustrazioni. Se è così, ascolta ciò che hanno da dire e poi verifica se sono disposti a tornare parte del gruppo. A volte, essere ascoltati è sufficiente per fare la differenza.
Il contributore imprevedibile
Che si tratti di un leader, un creativo, un venditore o chiunque altro, chi si presenta con un comportamento imprevedibile può essere molto dirompente, perché riesce a distogliere l'attenzione del team.
Affrontare questo comportamento può risultare difficile, perché il contributore può affermare la propria anzianità o sostenere che la sua idea porterà grandi ricavi e vendite. Spesso sono persone entusiaste, impazienti, e possono presentarsi con tante idee o con qualcosa di apparentemente fuori luogo. In questi casi, accogli le loro proposte ed entusiasmo, ma comunica chiaramente quale sia il focus attuale. Usa una lavagna per creare un "parcheggio" delle idee emerse durante la riunione, oppure tieni un backlog condiviso delle idee nel vostro strumento di collaborazione per catturare questi contributi.
Prepararsi a conversazioni difficili
Verifica il tuo stato
Se prevedi una conversazione difficile o la presenza di un membro del team problematico in una riunione, prenditi un momento per valutare il tuo livello di energia. È più difficile affrontare una discussione impegnativa quando si è in uno stato d'animo negativo. Dai la priorità al centrarti in anticipo: bastano pochi respiri profondi da soli o una breve passeggiata all'aria aperta per aiutarti a presentarti più preparato e composto.
Considera il tuo obiettivo
Qual è lo scopo di affrontare questioni difficili e superare le sfide insieme a questo team? È proprio qui che la vostra Stella Polare torna utile. Siete in missione insieme, e l'obiettivo non è che qualcuno prevalga o abbia ragione, ma collaborare e creare qualcosa di straordinario. Ricordarlo può aiutare a mantenere il dovuto distacco da ciò che altrimenti sembrerebbe uno scontro difficile.
Non prenderla sul personale
Anche se può risultare difficile nella pratica, questo atteggiamento fa davvero la differenza. Quando qualcuno si comporta male, raramente ha a che fare con te. Potrebbero essere frustrati perché la loro idea non sta avendo il successo sperato oppure essere restii a partecipare alla riunione o al workshop che hai organizzato. Invece di diventare difensivo o reagire di impulso, cerca di stemperare le situazioni di tensione ponendo domande e mostrando empatia.
Le "note riassuntive"
Lavorare con stakeholder difficili come product manager richiede una combinazione di comunicazione chiara, ruoli e routine ben definite e la capacità di affrontare questioni complesse.
- Prima di tutto, è fondamentale orientare il tuo team verso una "stella polare" condivisa. Ciò significa avere una visione o uno scopo chiaro che tutti possano sostenere. Così facendo, creerai allineamento, costruirai slancio e favorirai la collaborazione.
- In secondo luogo, definisci ruoli e routine all’interno del tuo team. Prendersi il tempo per stabilire responsabilità chiare e modalità di lavoro eviterà confusione, inefficienza e frustrazione. Si tratta di trovare ciò che funziona meglio per il tuo gruppo e di migliorare continuamente.
- In terzo luogo, è importante affrontare i problemi difficili di petto. Nessun team è immune da comportamenti dirompenti. Che si tratti di domande fuori contesto, di membri poco coinvolti o di collaboratori imprevedibili, avere il coraggio di affrontare queste sfide è fondamentale per una collaborazione efficace. Quando si affrontano conversazioni difficili, è essenziale controllare la propria energia e il proprio stato mentale. Prenditi un momento per concentrarti e ricordati che l’obiettivo non è vincere o avere ragione, ma collaborare e costruire qualcosa di straordinario insieme. E soprattutto, cerca di non prendere sul personale i comportamenti problematici. Raramente dipendono da te: stempera le tensioni ponendo domande e mostrando empatia.
Implementando queste strategie, sarai meglio preparato ad affrontare le sfide e a lavorare più efficacemente con i tuoi stakeholder. Quindi vai avanti, promuovi una collaborazione efficace e costruisci qualcosa di straordinario!
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