Guide de survie pour les chefs de projet face à des parties prenantes difficiles
Dans un monde parfait, nous aurions une alchimie professionnelle idéale avec tous nos collègues. Mais hélas, ce n'est pas le cas—loin de là. Heureusement, même si certains interlocuteurs s’accordent moins bien avec vous que d’autres, il est presque toujours possible de surmonter les incompatibilités de personnalité et de trouver une voie commune.
Voici les conseils que j’ai trouvés les plus utiles pour travailler AVEC, et non contre, vos coéquipiers les plus difficiles.
Orientez votre équipe vers son étoile polaire tôt et régulièrement
Je ne suis pas là pour vous dire précisément de quoi doit être faite votre étoile polaire, mais je peux vous assurer que vous en avez besoin d’une. Si votre équipe ne dispose pas d’une vision, d’un objectif ou d’une raison d’être clairement définie, elle souffrira de désorientation.
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Sans étoile polaire, les équipes se retrouveront sans cesse à devoir se réajuster et se réorienter, dépensant ainsi une énergie précieuse qui pourrait servir à tracer la voie à suivre et à construire quelque chose de nouveau.
Votre étoile polaire aide votre équipe à s’aligner, à générer de l’élan collectif, et à renforcer la collaboration. Ces exercices peuvent aider à orienter le fameux télescope dans la bonne direction.
Rendez-la visuelle
Une fois votre étoile polaire définie, assurez-vous qu’elle soit consignée dans un document quelconque (peu importe lequel !) auquel votre équipe pourra se référer fréquemment. Des supports visuels créent une compréhension partagée, là où les mots seuls ne suffisent pas.
Créez un document qui illustre l’étoile polaire vers laquelle votre équipe tend. Il peut s’agir d’un visuel imaginé par un designer pour inspirer l’équipe, ou d’un storyboard montrant comment la vie de votre client cible sera transformée grâce à votre travail. Si vous ne disposez pas encore de visuels mais possédez une déclaration de vision, des OKR, des KPI, ou tout autre moyen d’orienter votre équipe vers une compréhension commune de l’avenir, ajoutez-les à un document qui soit simple et visuel.
Rappelez à votre équipe de lever les yeux
Tout comme nous pouvons être absorbés par les détails du quotidien et oublier de lever les yeux vers la magie du ciel, votre équipe peut se concentrer sur ses tâches et perdre de vue sa raison d’être.
Le manque d’orientation est l’une des principales raisons pour lesquelles les équipes finissent par travailler dans des directions opposées ou stagnent sans progresser vers un objectif commun. Alors, comment maintenir l’alignement ? Commencez les réunions par un rappel de votre étoile polaire.
En commençant systématiquement les réunions de planification et de revue par un rappel de votre étoile polaire, votre équipe conservera une vision commune de la direction à suivre. Cela favorise également un sentiment partagé de but, apportant dynamisme et sens au travail à accomplir. De plus, rappeler régulièrement cette étoile polaire peut aider à recentrer rapidement les discussions ou questions qui s’écartent du sujet, vous permettant de retrouver rapidement le fil de la mission.
Lors d’un récent atelier, j’ai pu répondre à une question potentiellement perturbatrice d’une responsable en la ramenant à l’énoncé du problème et aux critères de réussite créés collectivement par le groupe (qui étaient, par chance, affichés au tableau pour tous). J’ai reconnu la validité de sa question, mais j’ai pu la recentrer sur le travail à accomplir et lui rappeler la direction fixée vers laquelle l’équipe s’orientait ensemble.
Lorsque vous gardez le groupe orienté autour de votre étoile polaire, il est bien plus simple de garder l’équipe sur les rails.
Définissez les rôles et les routines
J’ai eu l’opportunité de travailler avec divers types d’entreprises et leurs équipes, allant de grandes structures établies à de jeunes startups naissantes. Qu’importe la taille ou l’âge, mon objectif reste le même : aider les équipes à travailler ensemble de façon plus efficace et efficiente. Un souhait fréquent que j’ai observé : beaucoup rêvent d’une recette miracle ou d’un mode de fonctionnement prêt à l’emploi (une solution miracle).
Et qui ne rêve pas parfois de ça dans la vie ? Nous sommes tous coupables de chercher des solutions rapides à nos problèmes.
Cependant, la réalité est que chaque équipe avec laquelle j’ai travaillé a dû développer sa propre méthode selon ses besoins uniques et évolutifs.
Le défi de cette réalité, c’est que définir la bonne approche pour votre équipe demande des efforts : clarifier les rôles, les responsabilités et les routines. Négliger ce travail conduit à la confusion, à l’inefficacité, à la frustration et au ressentiment.
Alors, comment définir un mode de fonctionnement qui convient à votre équipe ?
Investissez du temps
Même s’il paraît peu pratique de consacrer du temps précieux à définir comment vous allez travailler lorsque vous avez simplement envie de plonger dans l’action, investir cet effort offrira à votre équipe de meilleurs résultats et une expérience de travail bien plus positive. J’ai remarqué que les startups et jeunes entreprises ont tendance à vouloir foncer sans définir clairement les rôles ; cela peut marcher au début, mais ce n’est pas viable à long terme. J’ai collaboré avec des équipes peinant à passer du statut de start-up à celui d’entreprise en croissance. Leur mission cruciale à ce stade ? Clarifier les rôles et établir des routines efficaces. Le résultat ? Moins de douleur et de frustration au quotidien, et une progression vers la croissance bien plus fluide.
Capitalisez sur ce qui fonctionne
Si vous avez déjà un processus qui a porté ses fruits, partez de celui-ci. Identifiez ce qui est efficace et ce qui peut évoluer. Si certaines personnes ont un rôle bien défini, formalisez-les par écrit.
Traiter les points de douleur
De la même manière que nous identifions les points de douleur de nos clients, nous devons aborder les défis auxquels nous faisons face en tant qu'équipe.
Voici quelques problématiques potentielles :
- Respecter les échéances
- Simplifier le processus d'assurance qualité
- Gérer les interventions de responsables incontrôlés
- Éviter le travail en double
Collaborer pour améliorer
Impliquez votre équipe dans la définition de solutions et la recherche de moyens pour améliorer les pratiques actuelles. À l'image d'une session de conception co-créative, collaborez pour concevoir la meilleure façon de travailler ensemble. Je crois fermement que les équipes qui définissent elles-mêmes ce qui fonctionne pour elles ont plus de chances de réussir que celles à qui l'on impose une méthode.
Mettre par écrit
Lorsque vous avez pris des décisions, documentez-les. Créez un organigramme précisant les rôles et responsabilités des membres de l'équipe. S'il y a des lacunes à combler, indiquez-le clairement. Documentez les routines à suivre et précisez qui animera les réunions régulières ou assurera la communication auprès de l'équipe.
Revoir régulièrement
Réévaluez régulièrement votre approche (je recommande tous les trimestres) et organisez des sessions avec l'équipe pour l'ajuster selon l'évolution de la situation.
Comment traiter les questions difficiles
Supposons que vous avez une « North Star », des rôles et des routines clairs, et pourtant, des comportements perturbateurs persistent. Il est important de se rappeler que les personnes sont complexes et imparfaites. Peu importe à quel point votre modèle d'opération d'équipe est bien défini, il y aura des cas de perturbations, de déraillements et d'inconfort.
En tant que responsable produit, il est de votre responsabilité (dans l’intérêt du travail et de l’équipe) de traiter les problèmes qui nuisent à la collaboration efficace et d’avoir le courage d’aborder les sujets difficiles.
Scénarios courants :
Le questionneur qui fait dérailler
La résistance peut se manifester par des questions qui font dérailler (« Pourquoi sommes-nous ici ? » « Que faisons-nous exactement ? »). Vous pouvez y répondre directement en rappelant à la personne l'accord préalable du groupe.
La partie prenante désengagée
Le désengagement peut se manifester par une participation limitée, une présence distraite, ou bien une présence physique sans implication mentale. Lorsqu'un membre d'équipe est désengagé, faites preuve de discernement pour déterminer s’il est préférable d’aborder le sujet publiquement ou en aparté. Leur énergie peut changer si vous leur demandez simplement de se réengager dans le travail et pour l’équipe. S’ils sont sur un appareil ou manifestement distraits, vérifiez s'il y a une urgence à traiter et s’ils peuvent ensuite se consacrer pleinement à la réunion. Ils peuvent avoir besoin d’exprimer des plaintes ou des frustrations. Dans ce cas, écoutez ce qu’ils ont à dire puis voyez s’ils acceptent de revenir dans la dynamique. Parfois, le simple fait d’être entendu suffit.
Le contributeur imprévisible
Qu’il s’agisse d’un leader, d’un créatif, d’un commercial ou de toute autre personne, ceux qui interviennent de façon imprévisible peuvent être très perturbateurs car ils détournent l’attention de l’équipe.
Gérer ce comportement peut être difficile car le contributeur peut faire valoir son ancienneté ou prétendre que son idée générera beaucoup de ventes et de revenus. Généralement, ils sont enthousiastes, avides et arrivent avec beaucoup d’idées ou des propositions inattendues. Dans ce cas, saluez leurs suggestions et leur enthousiasme, mais indiquez que le sujet actuel est différent. Utilisez un tableau blanc pour créer un « parking d'idées » lors des réunions, ou maintenez un backlog d'idées dans votre outil de collaboration partagé afin de conserver ces contributions.
Se préparer aux conversations difficiles
Se recentrer
Si vous anticipez une conversation difficile ou la présence d’un membre perturbateur lors d’une réunion, prenez un moment pour évaluer votre propre énergie. Il est plus difficile de gérer un échange délicat lorsque vous êtes vous-même négatif. Prenez soin de vous ancrer avant la discussion : quelques respirations profondes ou une courte marche à l’air frais peuvent grandement aider à vous présenter de façon sereine et préparée.
Clarifier votre objectif
Quel est l'objectif d’aborder ces sujets difficiles et de relever les défis avec cette équipe ? C’est ici que la North Star entre à nouveau en jeu. Vous poursuivez une mission commune, et l’objectif n’est pas que quelqu’un gagne ou ait raison, mais de collaborer et construire quelque chose de remarquable. Garder cela à l’esprit permet un recul sain vis-à-vis de ce qui pourrait autrement sembler être une interaction difficile.
Ne le prenez pas personnellement
Bien que cela soit difficile à mettre en pratique, cet état d'esprit fait une réelle différence. Lorsqu'une personne réagit de façon négative, il est rare que ce soit à cause de vous. Elle peut être frustrée que son idée ne soit pas prise en compte ou réticente à participer à la réunion ou à l'atelier que vous avez organisé. Plutôt que de devenir sur la défensive ou de réagir impulsivement, essayez de désamorcer les situations tendues en posant des questions et en faisant preuve d’empathie.
Les "principaux points à retenir"
Travailler avec des parties prenantes difficiles, en tant que chef de produit, nécessite une combinaison de communication claire, de rôles et de routines bien définis, ainsi que la capacité à affronter les sujets difficiles.
- Avant tout, il est essentiel d’orienter votre équipe vers une étoile polaire commune. Cela signifie avoir une vision ou une raison d’être claire que chacun peut soutenir. Ainsi, vous créerez une cohésion, générerez de la dynamique et favoriserez la collaboration.
- Ensuite, définissez les rôles et routines au sein de votre équipe. Prendre le temps de mettre en place des responsabilités claires et des modes de fonctionnement précis évitera la confusion, l’inefficacité et la frustration. L’important est de trouver ce qui fonctionne le mieux pour votre équipe spécifique et d’améliorer continuellement ces pratiques.
- Enfin, il est important d’aborder les problèmes difficiles de front. Aucune équipe n’est à l’abri de comportements perturbateurs. Qu'il s'agisse de questions qui font dérailler les échanges, de membres d’équipe désengagés ou de contributeurs imprévisibles, avoir le courage de traiter ces défis est essentiel à une collaboration efficace. Lorsqu'il s'agit d'aborder ces conversations délicates, il est primordial de vérifier votre propre énergie et état d’esprit. Prenez un instant pour prendre du recul et rappelez-vous que l’objectif n’est pas de gagner ou d’avoir raison, mais de collaborer et de construire ensemble quelque chose d’exceptionnel. Et surtout, essayez de ne pas prendre les comportements perturbateurs personnellement. Ce n’est presque jamais contre vous : désamorcez donc les tensions en posant des questions et en manifestant de l’empathie.
En appliquant ces stratégies, vous serez mieux armé pour affronter les défis et travailler plus efficacement avec vos parties prenantes. Alors allez-y, favorisez une collaboration efficace et construisez quelque chose de remarquable !
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