Itsereflektio: ykköstyökalu tuotehallinnan uralla etenemiseen

Kaikki kammoavat vaikutusarviointeja!

Oli asemasi organisaatiossa mikä tahansa, raportoit esimiehelle (tai toimitusjohtajana hallitukselle). Useimmissa organisaatioissa vuoden loppuun kuuluu myös pelätty ”vaikutus-” tai ”suoritusarviointi”. Vaikutusarviointi on usein huono kokemus sekä esimiehelle että arvioitavalle. Miksi?

Totuus on, että useimmat esimiehet eivät aseta vaikutusarviointiprosessia etusijalle päivittäisessä työssään (ehkä siksi, että vaikutusarvioinnit ovat jollain tavalla yksityisiä ja vaikuttavat ensisijaisesti vain heidän alaisiinsa?). Jos heillä ei ole ajanjakson aikana käytössään perusteellista prosessia (onnistumisten ja epäonnistumisten muistiin kirjaaminen, jäsennellyt kahdenkeskiset keskustelut, säännölliset palautekierrokset, kiitollisuuspäiväkirja, alaisen vahvuuksien ja heikkouksien tunnistaminen jne.), vaikutusarviointi perustuu heidän lyhytkestoiseen muistiinsa (noin 21 päivää, jos olemme anteliaita).

Esimiehesi toimii myös omassa toimintaympäristössään, ja jotkin keskeiset tekijät vaikeuttavat sitä, että hän voisi toteuttaa vaikutusarviointisi hyvin:

1. Muutokset: Uusi organisaatiorakenne, uudet työkalut, uudet prosessit jne. 
2. Suorien alaisten määrä: Sanoisin, että 3–5 on sopiva määrä; kun määrä ylittää 7, asiat alkavat heikentyä.
3. Kokemus: Jos esimiehesi on uusi yrityksessä tai uusi esimiestehtävässä, hänen viitekehyksensä saattaa olla rajallinen. 

Arvioitavana henkilönä et voi vaikuttaa näihin tekijöihin (tavallaan esimiehesikään ei voi juuri vaikuttaa niihin!), mutta sinun tulisi tiedostaa ne ja ymmärtää toimintaympäristö, jossa esimiehesi työskentelee. Menestyksesi riippuu esimiehesi menestyksestä.

Toinen keskeinen ongelma on se, että vaikutusarviointi on harvoin kahden aikuisen välinen keskustelu. Uskon tämän johtuvan koulutusjärjestelmästämme. Olemme tottuneet hyvin passiiviseen rooliin – kutsuisin sitä alistuvaksi oppilaan rooliksi. Tämä on oletustila monille työntekijöille, jotka ovat juuri siirtyneet työelämään saatuaan koulutuksensa päätökseen. Päiväkodista lähtien koulutusjärjestelmä (saat tarran, jos toimit hyvin… opettajan mielestä) on iskostanut meihin ajatuksen, että jollakulla toisella on kaikki välineet ja tieto meidän arvioimiseksemme. Ja passiivisesti odotamme arvosanoja.

Jos otat tästä artikkelista mukaasi yhden ajatuksen, muista tämä:

Sen sijaan, että luottaisit muiden kertovan, teitkö hyvää työtä, määritä omat mittarisi ja kriteerisi.

Itsereflektiosta saatava hyöty

Itsereflektio on ratkaisevan tärkeää, kun halutaan muuttaa suhde esimieheen opiskelija–opettaja-tyyppisestä suhteesta ihmisten väliseksi, tasa-arvoiseksi suhteeksi. Tuotepäälliköt ovat tietotyöläisiä, joilla on välineet ja henkinen kyky arvioida itseään. Esimiehen tai pomon ei tarvitse tuomita saavutuksiasi (tai saavutustesi puutetta).

Jos tämä on sinulle ensimmäinen kerta, se on lähes varmasti pelottavaa! Saatat jopa pitää arvosanajärjestelmästä, joka on juurtunut yhteiskuntaamme niin syvästi. Tästä huolimatta tässä ovat syyt, miksi tämä voi auttaa sinua tuntemaan itsesi paremmin, kehittämään uraasi parempaan suuntaan ja tehostamaan huomattavasti esimiehesi työtä:

1. Vahvuuksiesi ja heikkouksiesi tunteminen vapauttaa. Useimmat yritykset palkkaavat sinut vahvuutesi tai ”supervoimasi” perusteella. Mitä nopeammin tunnistat sen, sitä nopeammin pystyt saamaan aikaan merkittävää vaikutusta. Miten voit kehittyä, jos et tunne supervoimiasi ja heikkouksiasi?
2. Vain sinä voit analysoida tunteita, joita koit vaikutusarviointijakson aikana. Kukaan muu ei ole ”pääsi sisällä”, ja jopa avoimessa ja läpinäkyvässä kulttuurissa jaat harvoin sataprosenttisesti kaikki kielteiset tai myönteiset tunteet, joita koit arviointijakson aikana. Tunnista tehtävät ja vastuut, jotka ovat sinulle hauskoja ja innostavia, ja etsi sitten ne, jotka vievät kaiken ilosi, motivaatiosi ja innostuksesi. Yritä muokata rooliasi niin, että siinä on vähemmän kielteisiä ja enemmän myönteisiä asioita.
3. Voit auttaa esimiestäsi loistamaan. Autat esimiestäsi laatimaan kristallinkirkkaan ja hyödyllisen vaikutusarvioinnin tarjoamalla hänelle yksityiskohtaisen itsereflektiosi. Helpotat hänen työtään ja autat häntä nostamaan vaikutusarviointien laatutasoa.

Kun siis olet vakuuttunut, mitä seuraavaksi?

Tässä on Google-dokumentti, itsereflektiosi mallipohja. Käytä sitä valitsemalla Tiedosto ja sitten Tee kopio. Voit sen jälkeen muokata dokumenttia ja seuraavaa prosessia itsellesi parhaiten sopivalla tavalla.

Varaa 1–2 tuntia eri osioiden tarkastelemiseen ja täytä ne omin sanoin käyttäen mahdollisimman vähän analyysiä tai arviointia. Voit myös valita yhden lähestymistavan (tai käyttää omaasi: tämä on todella vain mallipohja ”tyhjän sivun kammon” välttämiseksi!). 

Kokemukseni mukaan saat sitä enemmän hyötyä, mitä enemmän panostat itsereflektioosi. Kun tunnet itsesi syvällisesti ja tunnistat, mikä tuottaa sinulle iloa ja mikä tuottaa tuskaa, sinulla on selkeämmät prioriteetit, jotka voit jakaa esimiehesi kanssa. Kun olet jakanut pohdintasi, seuraavaksi voi tapahtua näin:

1. Jos olette molemmat täysin samaa mieltä itsearvioinnistasi: Esihenkilösi täydentää arviointiasi 360-palautteella ja omilla tiedoillaan. Hän auttaa sinua myös syventämään tarkasteluasi, sillä hän tekee parhaansa auttaakseen sinua kehittymään edelleen ja hyödyntämään erityisvahvuuksiasi. Olette seuraavan jakson osalta samalla sivulla (vahvasti linjassa), ja seuraavan jakson tavoitteiden löytäminen on sekä hauskaa että palkitsevaa. Esihenkilösi tietää tarkalleen, mikä sinua motivoi, ja auttaa luomaan sinulle lisää mahdollisuuksia.
2. Jos ette ole täysin samaa mieltä (<40 %:n erimielisyys): Saatat pitää itseäsi jollakin osa-alueella erittäin vahvana, mutta esihenkilösi saattaa nähdä sinut vain ”suhteellisen vahvana” tai jopa henkilönä, joka ”pystyy parempaan”. Syvenny asiaan! Hyödynnä tätä korkealaatuista palautetta oppiaksesi, miten voit kehittyä ja saada aikaan enemmän seuraavalla kerralla. Hyödynnä 360-palautetta (tai pyydä 360-arviointia, jos se ei ole yrityksessäsi tapana) syventyäksesi asiaan ja löytääksesi yhteisen näkemyksen esihenkilösi kanssa seuraavan jakson aikana. 
3. Jos hän on vahvasti eri mieltä itsearvioinnistasi (>40 %:n erimielisyys): Tämä johtaa suorasukaiseen mutta erittäin merkitykselliseen keskusteluun. Joko määrittelette esihenkilösi kanssa yhteisen totuuden tai ette onnistu siinä.
   1. Jos onnistuitte, voitte nyt asettaa realistiset tavoitteet seuraavalle jaksolle. 
   2. Jos ette pystyneet löytämään yhteistä näkemystä esihenkilösi kanssa, sinun on jatkettava eteenpäin ja joko siirryttävä toiseen tiimiin tai vaihdettava yritystä. Tämä voi olla tuskallista, mutta loppujen lopuksi se on parempi kaikille osapuolille.

Itsearvioinnin todellinen arvo

Kun suhtaudut itsearviointiisi vakavasti, saat käyttöösi uskomattoman työkalun: itsesi toteuttamisen. Toisin sanoen vain sinä määrittelet arvosi sen perusteella, mikä on sinulle tärkeää. Se on erittäin vapauttavaa, sillä vaikutustesi arviointi ei herätä sinussa pelkoa. Itsearvioinnilla on myös syvällisempiä vaikutuksia, sillä useimmat psykologit ovat yhtä mieltä siitä, että menestyksen mittaaminen omien mittareidesi mukaan on ratkaisevan tärkeää kestävän ja pitkäaikaisen onnellisuuden saavuttamiseksi.

Ovatpa esihenkilösi samaa mieltä itsearviointiesi kanssa tai eivät, seuraava vaikutustesi arviointi ei tuhoa itsetuntoasi tai arvoasi, vaan osoittaa sen sijaan alueita, jotka olet saattanut jättää huomiotta. Se, mitä teet seuraavaksi, on täysin sinun valintasi: kehitytkö esihenkilösi maailmankuvan mukaiseksi (ja mukaudutko siihen) vai etsitkö uuden esihenkilön jatkaaksesi sen kehittämistä, minkä uskot olevan sinulle tärkeämpää.