Todoist Testbericht: Vorteile, Nachteile, Funktionen und Preise erklärt

Todoist überzeugt durch sein intuitives Design und flexible Aufgabenverwaltung und ist somit ideal für Einzelpersonen und kleine Teams. Allerdings fehlen möglicherweise fortgeschrittene Meilenstein-Tracking-Funktionen, wie sie in spezialisierten Projektmanagement-Tools zu finden sind.

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By Andrew Lumby
Senior TPM mit 10+ Jahren Erfahrung in Produkt-Releases und Roadmap-Optimierung.

Wir überprüfen Tools unabhängig und Provisionen helfen, unsere Tests zu finanzieren. Lesen Sie unsere transparente Richtlinie, unsere Methodik oder schlagen Sie ein Tool vor.

Todoist is a milestone software built around task hierarchies and project organization for individuals and small teams who need to track deliverables across multiple initiatives. I'd consider it if you want clear milestone visibility without the configuration overhead of a tool like Asana—Todoist gets you up and running faster and keeps your workflow focused rather than buried in setup.

Todoist Evaluation Summary

Tracks milestones via tasks, deadlines, priorities, and progress views.
Customer rating

4.6/5

Pricing
  • From $5/user/month (billed annually)
  • Free plan available

Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können

6,700+

Reviews

20

Industry experts

16+

Evaluation factors

14

Years

Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Produktmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.

Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet.

Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.

Expertenprüfer:

Todoist Overview

When judging Todoist as a milestone software, its intuitive interface and quick onboarding set it apart for teams seeking a straightforward solution. The pricing is accessible, and integrations with tools like shared calendar apps and messaging platforms add flexibility. However, compared to more advanced options, Todoist underperforms in granular milestone tracking and reporting. It's best suited for individuals or small teams who value ease of use over deep customization. If you're selecting a tool for lightweight project tracking or personal productivity, Todoist's clean design and responsive support make it a strong contender.

Pros

  • Task hierarchy supports basic milestone breakdowns for projects.
  • Kanban boards help visualize progress toward key milestones.
  • Mobile and web apps sync reliably for milestone updates anywhere.

Cons

  • No native Gantt chart or timeline for milestone planning.
  • Limited reporting for tracking milestone completion rates.
  • Lacks built-in dependency management between milestone tasks.

Is Todoist Right For Your Needs?

Who Would be a Good Fit for Todoist?

Todoist works best for individuals and small teams who need a simple, flexible way to track milestones without complex project management features. Its task hierarchy, mobile access, and visual boards make it a strong choice for creative professionals, consultants, and departments with straightforward workflows. As a to-do list app built for clarity and speed, Todoist helps you prioritize what matters and maintain momentum across projects. If your work relies on clear task lists and milestone check-ins rather than advanced dependencies or reporting, Todoist can help you stay organized and on track.

  • Freelance Designers
    Visual boards and task lists help manage project deliverables and due dates.
  • Marketing Teams
    Campaign milestones are easy to track with boards and recurring tasks.
  • Small Agencies
    Simple milestone tracking fits agencies managing multiple client projects.
  • Consultants
    Task comments and file uploads support milestone documentation for client work.
  • Startups
    Lightweight structure suits fast-moving teams with evolving project needs.
  • Remote Workers
    Cross-platform sync keeps milestone progress visible from anywhere.

Who Would be a Bad Fit for Todoist?

Todoist is less suitable for organizations or teams that require advanced project planning, detailed reporting, or strict workflow controls. Large enterprises, regulated industries, and technical teams often need features like Gantt charts, dependency management, and granular permissions, which Todoist does not provide. If your projects demand complex coordination or compliance, you'll likely find Todoist's feature set too limited.

  • Enterprise IT
    Lacks advanced permissions and reporting needed for large-scale IT projects.
  • Construction Firms
    No Gantt charts or resource management for complex build schedules.
  • Product Development
    Missing dependency tracking and timeline views for product roadmaps.
  • Legal Departments
    Limited audit trails and compliance features for regulated workflows.
  • Healthcare Teams
    No HIPAA compliance or secure document management for sensitive data.
  • Manufacturing Operations
    Cannot handle resource allocation or detailed production milestone tracking.

Wie wir Tools testen & bewerten

Wir haben jahrelang unser System für Softwaretests und -bewertungen aufgebaut, verfeinert und verbessert. Unser Bewertungsraster wurde entwickelt, um die Feinheiten bei der Auswahl von Software und die Effektivität eines Tools einzufangen, wobei der Fokus auf den entscheidenden Aspekten des Entscheidungsprozesses liegt. Nachfolgend sehen Sie genau, wie unser Test- und Bewertungssystem anhand von sieben Kriterien funktioniert. Dadurch können wir eine objektive Bewertung der Software auf Basis von Kernfunktionen, herausragenden Merkmalen, Benutzerfreundlichkeit, Onboarding, Kundensupport, Integrationen, Kundenbewertungen und Preis-Leistungs-Verhältnis bieten.

Kernfunktionalität (25% der Endbewertung)

Der Ausgangspunkt unserer Bewertung ist stets die Kernfunktionalität des Tools. Verfügt das Tool über die grundlegenden Funktionen, die ein Benutzer erwarten würde? Sind einige dieser Kernfunktionen nur in höheren Tarifen verfügbar? Im Kern erwarten wir, dass ein Tool den grundlegenden Fähigkeiten seiner Wettbewerber standhält.

Herausragende Merkmale (25% der Endbewertung)

Als nächstes bewerten wir seltene Alleinstellungsmerkmale, die über die übliche Kernfunktionalität solcher Tools hinausgehen. Eine hohe Bewertung spiegelt spezialisierte oder einzigartige Funktionen wider, die das Produkt schneller, effizienter oder für den Nutzer wertvoller machen. Wir prüfen außerdem, wie einfach sich das Tool mit anderen, typischen Werkzeugen im Technologie-Stack integrieren lässt, um seine Funktionalität und seinen Nutzen zu erweitern. Tools mit vielen nativen Integrationen, Drittanbieter-Anbindungen und API-Zugang für Individualisierungen erzielen die besten Ergebnisse.

Benutzerfreundlichkeit (10% der Endbewertung)

Wir berücksichtigen, wie schnell und einfach sich Aufgaben der Kernfunktionalität mit dem Tool umsetzen lassen. Software mit hoher Punktzahl ist gut gestaltet, intuitiv zu bedienen, bietet mobile Apps, Vorlagen und macht vergleichsweise komplexe Aufgaben einfach.

Onboarding (10% der Endbewertung)

Wir wissen, wie wichtig eine schnelle Akzeptanz durch Teams für eine neue Plattform ist. Deshalb bewerten wir, wie leicht sich das Tool mit minimaler Schulung erlernen und nutzen lässt. Wir prüfen, wie schnell ein Teammitglied ohne Vorerfahrung eingerichtet ist und starten kann. Lösungen mit guter Bewertung setzen nur wenig oder keine Unterstützung voraus.

Kundensupport (10% der Endbewertung)

Wir prüfen, wie schnell und einfach Hilfe per Telefon, Live-Chat oder Wissensdatenbank verfügbar ist. Tools und Unternehmen mit Echtzeit-Support schneiden am besten ab, während Chatbots am schlechtesten bewertet werden.

Kundenbewertungen (10% der Endbewertung)

Zusätzlich zu unseren eigenen Tests und Bewertungen betrachten wir den Net Promoter Score aktueller und ehemaliger Kunden. Wir prüfen deren Wahrscheinlichkeit, sich erneut für das Tool zu entscheiden. Eine hohe Bewertung spiegelt einen hohen Net Promoter Score wider.

Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Endbewertung)

Abschließend vergleichen wir alle anderen Kriterien mit dem durchschnittlichen Einstiegspreis und den Kernfunktionen und bewerten das Gesamtergebnis. Software, die mehr für weniger bietet, erhält eine höhere Bewertung.

Core Features

Task Hierarchies

Organize milestones using nested tasks and subtasks for clear project structure. This helps break down large goals into actionable steps.

Kanban Boards

Visualize project progress by moving tasks across customizable columns. Boards make it easy to see which milestones are in progress or complete.

Recurring Tasks

Set milestones or tasks to repeat on custom schedules. This is useful for ongoing project check-ins or regular deliverables.

Labels and Filters

Tag tasks with labels and create custom filters to view milestones by priority, project, or deadline. This allows quick access to what matters most.

Comments and File Uploads

Add context to milestones with comments and attach relevant files directly to tasks. Team members can discuss and share updates in one place.

Productivity Tracking

Track completed tasks and streaks with built-in productivity visualizations and time tracking. This feature helps users monitor progress toward key milestones over time.

Todoist screenshot
Break milestones into tasks and substasks for clear structure.

Ease of Use

Todoist is widely recognized for its clean interface and straightforward navigation, making it easy for users to set up and manage milestones and new tasks without training. Users often highlight the intuitive task entry, drag-and-drop boards, and quick access to filters as major strengths. The mobile and web apps are consistent, so switching between devices feels seamless. For teams or individuals who want to avoid complexity, Todoist's usability is a clear advantage. The user-friendly design makes it accessible whether you're using iOS, Android, macOS, or web browsers, and the calendar view helps you see due dates at a glance.

Todoist screenshot
Simple UI, easy navigation, and seamless task management across devices.

Integrations

Todoist integrates with Google Calendar, Slack, Gmail, Outlook, Zapier, Trello Power-Up, Toggl Track, Zendesk, and Jira, among others.

Todoist also offers a public API and connects with third-party integration tools for expanded automation and connectivity.

Todoist screenshot
Integrates with Google, Slack, Jira, Zapier, and more tools.

Todoist Specs

  • API: Yes
  • Calendar Management: Yes
  • Collaboration Support: Yes
  • Dashboards: Yes
  • Data Export: Yes
  • Data Import: Yes
  • External Integrations: Yes
  • File Sharing: Yes
  • Gantt Charts: Yes
  • Kanban Boards: Yes
  • Mobile App: Yes
  • Multi-User: Yes
  • Notifications: Yes
  • Prioritization: Yes
  • Project Management: Yes
  • Status Notifications: Yes
  • Task Scheduling/Tracking: Yes
  • Time Management: Yes

Alternatives to Todoist

Todoist FAQs