6 vaihetta tuotemäärittelyjen kirjoittamiseen (+ esimerkkejä)

Jos olet uusi tuotehallinnan parissa etkä ole aiemmin joutunut kirjoittamaan tuotespesifikaatiota, olet oikeassa paikassa. 

Vaikka olisit oppinut tuotespesifikaation kirjoittamisen perusteet, niiden soveltaminen käytäntöön on kokonaan toinen asia ja vaatii harkintaa sekä järjestelmällisen prosessin. Tässä oppaassa kerrotaan, mitä sinun tulee tietää ja miten voit laatia joustavan ja täsmällisen tuotespesifikaation. 

Käsittelemme, mitä tuotespesifikaatiot ovat ja mihin niitä käytetään, sekä esittelemme useita esimerkkejä tuotespesifikaatioista. Saat tietää, mitä tuotespesifikaatiodokumenttiin tulee sisällyttää, sekä miten tuotespesifikaatioita kirjoitetaan aina tuoteyhteenvedon määrittelystä asiakaspalautteen ja rajallisen käyttäjätestauksen perusteella tehtäviin tarkistuksiin. Lisäksi kerromme, miten tuotteesi saatetaan tuotantoon johtavalle tiekartalle tai osaksi ohjelmistokehitysprosessia. 

Olemme myös sisällyttäneet tuotespesifikaatiomallin, jota voit käyttää tuotespesifikaatiodokumentteja luodessasi. 

Mitä tuotespesifikaatiot ovat?

Tuotespesifikaation kirjoittaminen edellyttää, että ymmärrät, mikä se on. Tuotespesifikaatio on suunnitelma, jossa kuvataan rakennettava tuote, miltä se tulee näyttämään sekä tuotteen yksityiskohtaiset vaatimukset ja toiminnot. Se voi sisältää myös persoonan tai käyttäjän, jolle tuote tehdään. 

Tämän spesifikaation tulee olla:

• Erittäin selkeä
• Helposti luettava
• Yhteenveto kaikista tiedoista, joita suunnittelu- ja tuoteorganisaatiosi jäsenet tarvitsevat

Sisällytä mahdollisimman paljon tietoa, jotta spesifikaatiot eivät jää liian epämääräisiksi tuotetiimillesi. Spesifikaatioiden taulukko tai kaavio tekee selväksi, mistä yksityiskohdat löytyvät. Muista kuitenkin, että kyseessä on vain tuotespesifikaatio – voit jättää tuotantoa ja käyttöönottoa koskevat yksityiskohdat tiimisi jäsenten hoidettaviksi myöhemmin prosessin aikana. Jiran ja Confluencen kaltaiset työkalut voivat auttaa kokoamaan kaikki olennaiset tiedot yhteen paikkaan.

3 esimerkkiä tuotespesifikaatioista

Sekä painettuja että verkossa olevia esimerkkejä on monia. Tämä yksinkertainen esimerkki verkossa olevasta spesifikaatiosta on muokattavissa, ja voit käyttää sitä tiimisi kanssa.

Tässä on toinen esimerkki , jossa on tilaa testituloksille sekä vuokaavio, joka havainnollistaa tuotekehitysprosessia.

Tämä kolmas esimerkki sisältää myös tilaa testitulosten kirjaamiselle sekä tiedossa oleville ongelmille, joita on ilmennyt tai saattaa ilmetä tuotekehitysprosessin aikana.

Mihin tuotespesifikaatioita käytetään?

Tuotespesifikaatiota käytetään tuotetiimin vaatimusten yhteenvetona. Sen kirjoittaa yleensä tuotepäällikkö, ja se sisältää kaikki tiedot, joita tiimi tarvitsee rakentaakseen tuotteen tietyillä ominaisuuksilla ja toiminnoilla. Se tarjoaa teknisen kuvauksen, suorituskykymäärittelyn ja täytettävät tekniset standardit sekä muita yksityiskohtia. Tätä yhteenvetoa käytetään käyttäjiä, liiketoiminnan ohjeistuksia ja muita kriteerejä koskevien tietojen välittämiseen, jotta tiimisi voi suunnitella ja rakentaa tuotteen.

Mitä projektin vaatimusmäärittelylomakkeeseen pitäisi sisällyttää?

Jokainen tuotemäärittely perustuu teknisiin vaatimuksiin, teknisiin eritelmiin ja muihin kyseiseen tuotteeseen liittyviin yksityiskohtiin. Yleisesti ottaen jokaiseen hyvään tuotemäärittelyyn pitäisi sisällyttää seuraavat asiat:

• Yhteenveto – Tämä on yleiskatsaus tuotteeseen. Se alkaa tuotteen idean hahmotelmalla ja sisältää lyhyen kuvauksen, joka esittelee tuotteen ja sen kokonaiskonseptin. Siinä selitetään myös, miksi tuote luodaan. Tuotteen yhteenvedossa kerrotaan, miltä valmis tuote näyttää, mitä ominaisuuksia siinä on ja kuinka kauan sen kehittämisen odotetaan kestävän.
• Liiketoimintaperustelut – Määrittelylomakkeessa pitäisi seuraavaksi käsitellä tuotteen kehittämisen taustalla olevia liiketoimintaperusteluja. Siinä hahmotellaan hyödyt tai edut, joita tuote tarjoaa yritykselle markkinoilla. Lisäksi siinä tarkastellaan budjettia ja muita resursseja, joita projektin loppuun saattaminen edellyttää.
• Käyttäjätarinat – Nämä ovat lyhyitä viestejä, jotka perustuvat tuotteen loppukäyttäjän näkökulmaan. Niissä selitetään, millaisia ominaisuuksia käyttäjät haluavat nähdä uudessa tuotteessa. Käyttäjätarinoihin on myös hyvä sisällyttää hyväksymiskriteerit – nämä ovat kriteerejä, joiden perusteella määritetään, onko tuote täyttänyt käyttäjätarinan vaatimukset, esimerkiksi onko haluttu ominaisuus sisällytetty tuotteeseen.
• Käyttäjäprofiilit – Näissä määritellään, kenelle tuotetta luodaan, ja nimetään kohdeyleisö. Niissä kuvataan kohderyhmän erityispiirteet ja haasteet, jotka tuote ratkaisee. Tuotteen aiotun kohderyhmän tunteminen auttaa pitämään työn asiakaskeskeisenä.
• Toiminnallinen määrittely – Tämä on asiakirja, jossa kuvataan, miltä tuleva tuote näyttää ja millaisia toimintoja siinä on. Siinä pitäisi myös hahmotella, miten käyttäjät ovat vuorovaikutuksessa tuotteen kanssa. Se toimii tuotekehitystiimin viitekohtana työn alkaessa. Voit halutessasi lisätä tähän myös tiimillesi tarkoitetun joustavan teknisen määrittelyasiakirjan.

Tuotemäärittelyn suunnittelu

Tuotemäärittelylomakkeeseen on myös tärkeää sisällyttää jonkinlainen kuvaus tuotteen suunnittelusta. Tässä tarvitaan teknisiä eritelmiä, luonnoksia ja mallikuvia. Suunnitelmaa voidaan muokata tuotekehitysprosessin edetessä. Sen ei tarvitse vielä olla täydellinen, mutta tarvitset visuaalisen esityksen, joka ohjaa tuotehallintatiimiäsi kehitysprosessin alkuvaiheissa. Tämä on hyvä paikka sisällyttää teknisiä yksityiskohtia ja mahdollisesti hankintamäärittelyjä.

Tuotemäärittelylomakkeeseen voi sisällyttää suunnittelutietoja monella eri tavalla. Tällaisia voivat olla renderöinnit tai kuvitukset, prototyypin kuvakaappaukset tai valokuvat tai jopa perusluonteiset muistiinpanot koosta, mitoista tai tuotteen ulkoasusta ja tuntumasta. 

Kuinka tuotemäärittelylomake kirjoitetaan?

1. Määrittele ongelma.

Minkä ongelman tai haasteen tämä tuote auttaa käyttäjiä ratkaisemaan? Ei ole järkevää rakentaa tuotteita, jotka eivät vastaa tiettyihin liiketoiminnan tai kuluttajien tarpeisiin. Varmista, että tuotteen ratkaistavaksi tarkoitetut tarpeet ja ongelmat kirjataan tuotteen yhteenvetoon. 

2. Ymmärrä asiakkaiden näkemykset.

Mitä asiakkaat haluavat uudelta tuotteelta? Käyttäjätarinat antavat sinulle tavoitteen, joka uuden tuotteen avulla on saavutettava, sekä arvion siitä, miten tuote auttaa kohdekäyttäjiäsi. Hyödynnä nykyisistä tai niihin liittyvistä tuotteista saatua asiakaspalautetta saadaksesi näkemyksiä.

3. Ota koko yrityksesi mukaan keskusteluun. 

Sidosryhmillä pitää olla mahdollisuus vaikuttaa, ja niistä on hyötyä kehitysprosessissa. Tämä voi auttaa sinua saamaan paljon hyödyllisiä näkemyksiä ja enemmän tukea työn loppuun saattamiseen. Se auttaa myös työntekijöitä tuntemaan, että he voivat osallistua projektiin, jolloin he sitoutuvat enemmän osallistumiseen ja tiimin kanssa työskentelyyn.

4. Valitse mukaan sisällytettävät tuotemäärittelyt.

Jotkin tuotteen vaatimukset ja määrittelyt ovat tuotekehittäjille kriittisiä, jotta tuote on turvallinen ja käyttökelpoinen. Sisällytä määrittelyt, kuten mitat, turvallisuusstandardit, vanhenemista koskevat tiedot ja tuotteen yleinen suunnittelumäärittely. Näiden määrittelyjen avulla tuotteen luominen pääsee helpommin käyntiin. Muut määrittelyt, kuten käyttöliittymää ja käyttäjäkokemusta koskevat erityishuomiot tai väriteemat, voidaan määritellä myöhemmin tuotekehityksen työjonossa.

5. Tee käyttäjätestausta.

Kun suunnittelulle ja kehitykselle on laadittu suunnitelma, tee prototyyppi. Varmista, että tuote vastaa asiakkaidesi tarpeita. Anna heidän testata, kokeilla ja arvioida sitä. Tarkista hyödyllisten ominaisuuksien käyttö tai puuttuminen sekä asiat, joita on vaikea käyttää tai jotka ärsyttävät. Toimiiko kaikki niin kuin pitääkin?

6. Muokkaa käyttäjien toimiviksi määrittelemien asioiden perusteella.

Määritä, mistä pidetään, mistä ei pidetä, mikä on monimutkaista tai tarpeetonta, ja korjaa ongelmat sekä muokkaa määrityksiä tarpeen mukaan käyttäjätestauksen tulosten ja muiden asiaankuuluvien mittareiden perusteella. Harkitse tarkkaan toiminnallisuuksia tai kohtia, joissa käyttäjät jäävät jumiin – miten voit parantaa niitä? Pitäisikö tämä tai tuo toiminnallisuus poistaa kokonaan?

Muista tilata uutiskirjeemme saadaksesi lisää tuotehallinnan resursseja ja oppaita sekä alan johtajien ja asiantuntijoiden uusimmat podcastit, haastattelut ja muut näkemykset.